Dienstleistungs­bedingungen für „deichbot Entscheiderkontakte“

Für die Dienstleistung "deichbot Entscheiderkontakte" gelten die folgenden Bedingungen:

(Anlage 1 zum Hauptvertrag – Version 01.01.2025)

1. Vertragspartner

Diese Dienstleistungsbedingungen gelten ergänzend zum Kaufvertrag „deichbot Entscheiderkontakte“ (im Folgenden: Kaufvertrag). Sie regeln die allgemeinen Geschäfts-, Leistungs- und Datenschutzbedingungen für die von der FORMAT Promotion GmbH (Anbieterin) zu erbringenden Leistungen. Der Kaufvertrag definiert konkret, welche Module, Kontingente, Preise und Termine vereinbart wurden.

Bei etwaigen Widersprüchen gilt folgende Reihenfolge:

  1. Kaufvertrag (Hauptdokument)
  2. Dienstleistungsbedingungen für "Entscheiderkontakte"
  3. Allgemeinen Geschäftsbedingungen
  4. Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV)
  5. Legitimate Interest Assessment (LIA)

Die Anlagen 2, 3 und 4 sind ebenfalls Bestandteil des Kaufvertrags.

2. Vertragsgegenstand und Leistungsbeschreibung

Die Anbieterin erbringt für den Kunden den Service deichbot Entscheiderkontakte, um qualifizierte B2B-Kontakte herzustellen und so neue Geschäftsanbahnungen für den Kunden zu ermöglichen.

Die Anbieterin bietet verschiedene Module an, aus denen der Kunde individuell wählen kann. Der konkrete Leistungsumfang sowie die jeweils vereinbarten Module, Mengen, Preise und Laufzeiten ergeben sich ausschließlich aus dem Kaufvertrag.

Entscheiderkontakte Konzept & Einrichtung

  • Onboarding – In einem ca. 60- bis 90-minütigen Videomeeting wird gemeinsam mit dem Kunden das Kampagnenkonzept erarbeitet. Einzelne Bausteine (z. B. Zielgruppendefinition, Value Proposition, Pain Points) sind dabei bereits von der deichbot KI vorbereitet und werden im Gespräch final abgestimmt.
  • Parallel-Domain & Absenderadresse – Die Anbieterin erwirbt und stellt für die Dauer der Dienstleistung eine spezielle Parallel-Domain samt zugehöriger E-Mail-Absenderadresse zur Verfügung, über die alle Kampagnen-Mails versendet werden. Domain und Absender werden so konfiguriert, dass sie für Empfänger den Anschein erwecken, direkt vom Kunden zu stammen.
  • Einrichtung von E-Mail Weiterleitungen – Es werden Weiterleitungen eingerichtet, sodass eingehende Antworten an die echte E-Mail-Adresse des Kunden weitergeleitet werden. Auf diese Weise können Empfänger nicht erkennen, dass der Versand technisch über die Anbieterin erfolgt.
  • Zielgruppenbestimmung – Festlegung der gewünschten Zielunternehmen und Ansprechpartner (z. B. relevante Branche, Unternehmensgröße, Standort, Entscheidungsträger-Funktion).
  • KI-Filter-Konfiguration – Anhand definierter Kriterien und sogenannter Pain-Point-Trigger wählt die deichbot KI innerhalb der Zielgruppe passende Unternehmen aus, die mit hoher Wahrscheinlichkeit Bedarf am Angebot des Kunden haben.
  • Bedarfs- und Nutzenanalyse – Auf Basis der Workshop-Ergebnisse formuliert die KI pro Entscheiderkontakt eine klare Nutzenargumentation („Value Proposition“) und identifiziert passende Kauf-Trigger. Dadurch sprechen die KI-generierten E-Mails genau die Punkte an, die beim Empfänger voraussichtlich Resonanz auslösen.
  • KI Mail Code – Gemeinsam mit dem Kunden wird der Aufbau der E-Mail-Sequenz festgelegt: Betreffzeilen, Einstiegs-Hook, Hauptargument, Social Proof und Call-to-Action. Dabei achtet die Anbieterin auf psychologisch wirksame Formulierungen, einen optimierten Spam-Score sowie die Aufnahme der DSGVO-konformen Pflichtangaben.
  • KI Mail Entwürfe – Für jede Kampagne entstehen im Kontext zu den Unternehmensdaten und Bedarfsanalyse individualisierte Initial-Anschreiben und – je nach Paket – bis zu zwei Follow-up-Texte. Der Stil der Anschreiben wirkt natürlich-menschlich.
  • KI Mail Freigabe – Vor Kampagnenstart präsentiert die Anbieterin repräsentative Kontakt-Samples zur Abstimmung. Änderungswünsche des Kunden werden eingearbeitet, bis der Kunde die Freigabe erteilt.
  • KI Mail Automation – Die Anbieterin programmiert eine End-to-End-Automation: KI-generierte Mails werden dynamisch befüllt, überprüft und im Anschluss zeit- bzw. ereignisgesteuert versandt, Statuswerte und Fehler verarbeitet, Prozess­schritte protokolliert.
  • Prompts & Filter – Der Kunde erhält die verwendeten Filterparameter und KI-Prompt-Vorlagen, um die Ansprache bei Bedarf für die eigene manuelle Akquise nutzen oder anpassen zu können.

Entscheider Pakete (Kontakte finden + kontaktieren)

  • Kontaktquellen-Validierung – Die deichbot KI durchsucht öffentliche Quellen im Internet und Fachdatenbanken nach passenden Kontakten. Dubletten, veraltete oder nicht-geschäftliche Adressen werden aussortiert. Eine vom Kunden bereitgestellte Blacklist (z. B. bestehende Kunden, Opt-out-Leads) wird berücksichtigt, um unerwünschte Kontakte auszuschließen.
  • Versandsteuerung & Throttling – Der Versand der E-Mails erfolgt automatisiert in abgestimmten Zeitfenstern. Die Anbieterin steuert Versandmenge und -frequenz so, dass Auffälligkeiten bei den Empfängern und Blacklisting vermieden werden. Bei Bedarf wird die Versandrate dynamisch angepasst (z. B. bei Feiertagen oder nach individuellen Vorgaben).
  • Automatisierter E-Mail-Versand: In den Entscheiderkontakte Paketen mit KI Mail Automationen führt der Anbieter den Versand der KI-generierten E-Mails im Namen des Kunden durch. Je nach gebuchtem Paket erhält der Kunde pro gebuchtem Entscheiderpaket:
    • 1 KI Mail (Basic Paket)
    • 1 KI Mail + 1 Nachfasser (Pro Paket)
    • 1 KI Mail + 2 Nachfasser (Master Paket)
  • Follow-up-Sequenz (Nachfassen) – Um die Rücklaufquote zu maximieren, werden – sofern im Paket enthalten – bis zu zwei Follow-up-E-Mails automatisiert an nicht antwortende Kontakte gesendet. Das Timing und die Inhalte werden so gewählt, dass der Empfänger weder genervt wird noch der Eindruck von Massenwerbung entsteht. Bei eingehender Antwort oder Opt-out endet die Sequenz automatisch.
  • Weiterleitung & Tagging von Antworten – Alle eingehenden Antworten werden automatisch an den Kunden weitergeleitet und von der KI nach Relevanz (z. B. Terminwunsch, Rückfrage, Einwand, Opt-out) kategorisiert. So behält der Kunde jederzeit den Überblick und kann gezielt reagieren.
  • Kunden Dashboard – Live-Dashboard mit klickbaren Kennzahlen zu Kontakten, Versandstatus, Antworten und Absagen; KI Mail Texten, Drill-down-Listen, Zeitverlaufs­grafiken, sowie Support-Log.

Akquise Steckbrief

  • Akquise-Steckbrief  – Für jeden Kontakt wird automatisch ein komprimierter Steckbrief erzeugt, der Branche, Pain Points, Website-Insights, und passende Nutzenargumente bündelt. Der Vertrieb startet dadurch perfekt vorbereitet ins Erstgespräch

CRM Sync

  • CRM-Sync – Die Kontakte, Mails und Akquise-Steckbrief werden – je nach Leistung – automatisiert in das CRM des Kunden übertragen.

3. Pflichten und Verantwortlichkeiten des Anbieters

Der Anbieter erbringt sämtliche Leistungen gemäß der jeweils gültigen Leistungsbeschreibung fachgerecht und mit der gebotenen Sorgfalt. Seine Kernpflichten lassen sich wie folgt zusammenfassen:

  • Leistungserbringung & Optimierung – Erfüllung aller gebuchten Module mit fachgerechter Sorgfalt; Einsatz qualifizierter Mitarbeiter / Systeme zur Sicherstellung hoher Zustell- und Rücklaufquoten; laufendes Monitoring der Kampagne und proaktive Verbesserungsvorschläge, wenn die vereinbarten Kennzahlen (z. B. Antwortquote nach 100 E-Mails) unterschritten werden.
  • Parallel-Domain & Versand im Namen des Kunden – Registrierung, Konfiguration und Betrieb einer dedizierten Kampagnen-Domain inkl. SPF, DKIM, DMARC; Versand sämtlicher KI-Mails über diese Domain, sodass Empfänger den Kunden als Absender wahrnehmen; Einrichtung von E-Mail-Weiterleitungen und Link-Verweisen auf die Kunden-Website; Domain verbleibt im Eigentum des Anbieters, kann jedoch bis 2 Wochen nach Kampagnenende kostenfrei an den Kunden übertragen werden (Owner-Change/Auth-Code).
  • Rechtliche Konformität – Einhaltung der DSGVO auf Grundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse); jede Mail enthält vollständige Impressumsdaten und einen klaren Opt-out-Hinweis; Opt-outs, Abmeldungen und Blacklist-Vorgaben werden unverzüglich umgesetzt und für den weiteren Versand gesperrt.
  • Datenschutz & Vertraulichkeit – Verarbeitung personenbezogener Daten ausschließlich nach Weisung des Kunden und auf Grundlage des AV-Vertrags sowie der vereinbarten LIA; strikte Vertraulichkeit sämtlicher Kunden- und Kontaktdaten.
  • Technische Bereitstellung – Betrieb und Pflege der gesamten Infrastruktur – Parallel-Domain, KI-Mail-Automation, Live-Reporting-Dashboard – für die Dauer der Vertragslaufzeit.
  • Reporting-Zugriff – Gewährung eines permanenten Zugangs zu einem Live-Dashboard, das alle relevanten Kampagnenkennzahlen (Versand, Antworten, Absagen u. a.) in Echtzeit visualisiert und Drill-down-Listen für Detailanalysen bietet.
  • Proaktive Kommunikation – Frühzeitige Information des Kunden bei Abweichungen vom geplanten Kampagnenverlauf; Bereitstellung von Support-Kanälen:
    E-Mail: kontakt@deichbot.com
    Telefon: 040-39841770
    Terminbuchung: https://calendly.com/deichweb/support
  • Optionales Tracking – Auf Wunsch Beratung für die Integration eines DSGVO-konformen Web-Tracking-/Lead-Ident-Tools (z. B. Leadinfo); hierfür ist ein separater Auftrag sowie die Kostenübernahme durch den Kunden über einen Drittanbieter erforderlich.
  • Antwortquote (Erwartungswert): Aus bisherigen Erfahrungswerten liegt die durchschnittliche Antwortquote bei Automations Kampagnen bei ca. 5 -10%. Dies bedeutet, dass bereits nach ungefähr 100 versandten KI-E-Mails mit ersten wertvollen Rückmeldungen und Leads im Posteingang des Kunden zu rechnen ist. Diese Angabe stellt jedoch keinen garantierten Erfolg dar, sondern lediglich einen erfahrungsbasierten Richtwert. Sollte die Quote im Einzelfall niedriger ausfallen, wird die Anbieterin in Abstimmung mit dem Kunden die Kampagne anpassen (z. B. Optimierung der Ansprache oder Zielgruppenauswahl), um bestmögliche Ergebnisse zu erzielen.
  • Alle Detailpflichten – z. B. KI-gestützte Individualisierung, Versandsteuerung, Weiterleitungs- und Reporting-Prozesse – sind vollständig in der Leistungsbeschreibung geregelt und gelten als integraler Bestandteil dieses Vertrags.

4. Mitwirkungspflichten des Kunden

Der Kunde unterstützt die Anbieterin bei der Leistungserbringung, soweit dies erforderlich und zumutbar ist. Insbesondere verpflichtet sich der Kunde zu folgender Mitwirkung:

  • Informationen und Materialien: Die KI der Anbieterin scannt zunächst die öffentlich zugänglichen Informationen auf der Website des Kunden, um eine Grundlage für die Erstellung der E-Mail-Inhalte und die Identifizierung passender Entscheiderkontakte zu erhalten. Sofern bestimmte Angaben nicht eindeutig aus der Website hervorgehen oder für die Personalisierung der Kampagne weitere Details benötigt werden, stellt der Kunde der Anbieterin auf Anfrage zeitnah ergänzende Informationen zur Verfügung. Dazu können z. B. Produkt- oder Leistungsbeschreibungen, Alleinstellungsmerkmale, Wunschkundenprofile, bestehende Marketingunterlagen oder spezifische Vorgaben zur Ansprache gehören.
  • Freigaben: Der Kunde hat das Recht, die von der Anbieterin erstellten E-Mail-Entwürfe sowie die Auswahl der Zielkontakte vor dem Versand zu prüfen. Die Anbieterin legt dem Kunden dazu vor Kampagnenstart entsprechende Muster-E-Mails an Zielkontakt-Empfänger zur Freigabe vor. Der Kunde verpflichtet sich, Freigaben, Änderungswünsche oder Ablehnungen zügig mitzuteilen (in der Regel innerhalb von 5 Werktagen), um Verzögerungen im Projektablauf zu vermeiden. Erfolgt innerhalb angemessener Frist keine Rückmeldung, gelten die vorgelegten Inhalte als genehmigt, und die Anbieterin darf mit dem Versand fortfahren, um den Zeitplan einzuhalten.
  • Blacklist bereitstellen: Der Kunde stellt der Anbieterin vor Kampagnenstart eine Blacklist mit solchen Domains oder E-Mail-Adressen zur Verfügung, die von der Ansprache ausgeschlossen werden sollen. Hierunter fallen insbesondere bestehende Geschäftspartner des Kunden oder Kontakte, die einer werblichen Kontaktaufnahme bereits widersprochen haben. Die Blacklist kann bei Bedarf auch während der Vertragslaufzeit aktualisiert oder erweitert werden. Ferner wird der Kunde die Anbieterin unverzüglich informieren, falls ein Empfänger der Werbe-E-Mails seine Einwilligung widerruft oder der weiteren Nutzung seiner Daten widerspricht, sodass die Anbieterin künftige E-Mails an diese Person unterlassen kann.
  • Technische Mitwirkung: Der Kunde sorgt dafür, dass seine Website und sonstige in den E-Mails verlinkte Online-Präsenzen während der Kampagnenlaufzeit erreichbar und funktionsfähig sind. So können interessierte Empfänger sich näher informieren oder mit dem Kunden in Kontakt treten. Sofern die Anbieterin technische Hinweise zur Optimierung der Zielseiten gibt (z. B. Einrichtung einer speziellen Landingpage für die Kampagne), wird der Kunde diese wohlwollend prüfen.
  • Kommunikationsbereitschaft: Der Kunde benennt einen Ansprechpartner (inkl. Kontaktdaten), der für Rückfragen der Anbieterin und Abstimmungen während der Vertragslaufzeit zur Verfügung steht. Änderungen beim Kunden (z. B. im Produktangebot, bei Ansprechpartnern oder in der Zielsetzung der Kampagne) sollen der Anbieterin zeitnah mitgeteilt werden, damit die Inhalte der Anschreiben bei Bedarf angepasst werden können.
  • Keine unzulässigen Weisungen: Der Kunde wird der Anbieterin keine Weisungen erteilen, die gegen gesetzliche oder vertragliche Bestimmungen verstoßen. Sollte die Anbieterin der Ansicht sein, dass eine Kundenweisung unzulässig ist (etwa weil sie einen Versand an rechtlich unzulässige Empfänger fordert), wird sie den Kunden hierauf hinweisen. Bis zur Klärung ist die Anbieterin berechtigt, die Ausführung der betreffenden Weisung zu verweigern.

5. Vergütung und Zahlungsbedingungen

Die Vergütung der Anbieterin besteht aus einem einmaligen Setup-Honorar sowie aus leistungbezogenen Paketgebühren je nach gewähltem Modell – Abonnement oder Einzelkauf von Kontaktpaketen („Entscheiderpakete“):

  • Setup-Gebühr (Projekt-Setup und Konzept): Für die initiale Einrichtung des Systems und die Entwicklung des individuellen Akquise-Konzepts fällt eine einmalige Pauschale gemäß der vereinbarten Konditionen an. Diese Setup-Gebühr deckt alle konzeptionellen Vorleistungen ab, die insbesondere vor der KI Mail Versand Automation erbracht werden müssen wie das individuelle Entscheiderkontakte Konzept, Zielgruppendefinition, KI-Filtereinstellungen, Bedarfsanalyse, KI-Mail-Konfiguration, Einrichtung der Automation, Domain-Registrierung sowie die Erstellung erster KI-generierter E-Mail-Entwürfe.
  • Entscheider-Pakete (KI-Mail-Kontingente): Der Kunde vergütet die Recherche, Filterung, KI-Mail-Erstellung und den Versand der E-Mails nach Anzahl der kontaktierten ****Entscheider. Die Abrechnung erfolgt in Paketen, typischerweise pro 100 Kontakte („100er-Paket“), gemäß dem jeweils vereinbarten Preismodell. Bei Buchung eines Abonnement-Modells sind die Kontaktpakete grundsätzlich innerhalb des gebuchten Zeitraums zu verarbeiten; auf Wunsch des Kunden kann die Versanddauer in Ansprache mit der Anbieterin gestreckt werden, um z.B. Personalengpässe zu überbrücken oder eine kontinuierliche Ansprache zu ermöglichen.
  • Einzelkauf-Option: Alternativ zum Abonnement kann der Kunde Entscheider-Kontingente auch einzeln erwerben, ohne sich auf eine mehrmonatige Laufzeit festzulegen. In diesem Fall wird jede Beauftragung eines neuen 100er-Pakets individuell berechnet.
  • Systemgebühr: Für jeden Monat, in dem die technische Infrastruktur für den E-Mail-Versand oder die Verwaltung gebuchter Kontakte bereitgestellt wird, wird eine Systemgebühr in Höhe von 99 € berechnet. Diese deckt die fortlaufende Bereitstellung und Pflege des Versand-Accounts, der speziellen Domain samt E-Mail-Adresse sowie aller Automationsprozesse und des Kunden Dashboards ab. Der Kunde kann die Durchführung der Kampagne vorübergehend pausieren, bleibt aber auch während einer solchen Pause zur Zahlung der monatlichen Systemgebühr verpflichtet.
  • Abrechnung und Fälligkeit: Sofern nicht abweichend vereinbart, wird die Setup-Gebühr nach Vertragsunterzeichnung bzw. Projektbeginn einmalig in Rechnung gestellt und ist sofort ohne Abzug zur Zahlung fällig. Laufende Paketgebühren bei Abonnement-Modellen werden monatlich im Voraus abgerechnet. Die erste Rate ist mit Start der Versandtätigkeit (bzw. zum Beginn des im Vertrag definierten Leistungszeitraums) fällig, weitere Raten jeweils zu Beginn der Folgemonate. Beim Einzelkauf von Kontaktpaketen stellt die Anbieterin die Gebühren jeweils unmittelbar nach Beauftragung in Rechnung. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der jeweils geltenden Mehrwertsteuer. Es gelten die in den AGB festgelegten Zahlungsbedingungen; insbesondere dürfen Zahlungen vom Kunden nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Gegenansprüchen verrechnet werden. Bei Zahlungsverzug des Kunden stehen der Anbieterin die gesetzlichen Verzugszinsen zu (§ 288 BGB) und sie ist berechtigt, nach Mahnung ihre Leistungen vorübergehend auszusetzen (insb. den Versand weiterer E-Mails einzustellen), bis ausstehende Beträge beglichen sind (vgl. dazu auch die Regelungen in den AGB).

6. Vertragslaufzeit, Kündigung und Pausen

  • Vertragsdauer: Die Vertragslaufzeit richtet sich nach dem im Angebot bzw. im Dienstleistungsvertrag vereinbarten Modell. Einmalige Leistungen (wie die Setup-Phase oder ein einzelnes Kontaktpaket) enden automatisch mit ihrer vollständigen Erbringung. Abonnement-Verträge haben – sofern nicht abweichend vereinbart – eine Mindestlaufzeit von 3 Monaten ab dem vertraglich definierten Kampagnenstart. Während dieser Mindestlaufzeit ist eine ordentliche Kündigung ausgeschlossen. Nach Ablauf der Mindestlaufzeit verlängert sich ein Abonnement automatisch gemäß den in den AGB definierten Bedingungen (in der Regel um jeweils 3 Monate), sofern der Vertrag nicht mit einer Frist von 1 Monat zum Ende der jeweiligen Laufzeit vom Kunden oder von der Anbieterin gekündigt wird. Kündigungen bedürfen mindestens der Textform (E-Mail oder Brief an kontakt@deichbot.com genügt). Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Parteien unberührt (siehe AGB für Beispiele wichtiger Gründe).

Leistungspause bei KI-bedingten Anpassungen

  • Die Anbieterin ist berechtigt, die Leistungserbringung vorübergehend zu pausieren, wenn wesentliche Änderungen an der KI-Logik, den Prompt-Vorlagen oder den Filtermechanismen erforderlich werden und hierfür ein inhaltliches Feedback oder eine Freigabe des Kunden nötig ist.
  • Die Anbieterin informiert den Kunden in Textform über den Grund, den Umfang und die voraussichtliche Dauer einer solchen notwendigen Pause und benennt zugleich die Schritte, bei denen eine Mitwirkung des Kunden benötigt wird. Eine derartige Pausierung gilt nicht als vertragswidrige Leistungseinstellung.
  • Laufende Vergütungs- und Systemgebühren bleiben während einer Pause unberührt; verzögern sich Leistungen aus einem von der Kundenseite nicht zu vertretenden Grund, verlängert sich die vereinbarte Vertragslaufzeit automatisch um die Dauer der Pause.

Vertragsbeendigung und Datenübergabe

Mit Vertragsende wird die Anbieterin den Versand weiterer E-Mails unverzüglich einstellen und sämtliche im Auftrag des Kunden registrierten Domains oder E-Mail-Adressen deaktivieren. Etwaige Empfängerreaktionen, die nach Vertragsende noch eingehen (z. B. verspätete Antworten auf zuvor versendete E-Mails), wird die Anbieterin – soweit technisch möglich – dem Kunden noch weiterleiten oder ihn zumindest darüber informieren. Auf Wunsch des Kunden kann die Anbieterin eine für den Kunden eingerichtete Parallel-Domain zur weiteren Nutzung durch den Kunden bis zu 14 Tagen nach Projektende freigeben. Nach Vertragsbeendigung wird die Anbieterin sämtliche personenbezogenen Daten, die sie vom Kunden erhalten oder im Zuge der Kampagne erhoben hat, nach Wahl des Kunden löschen oder an den Kunden herausgeben ****(vgl. hierzu auch die Regelungen im AV-Vertrag).

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Diese Anlage ist Bestandteil des zwischen den Parteien geschlossenen Dienstleistungsvertrages („Hauptvertrag“).

Durch die im Hauptvertrag geleisteten Unterschriften erkennen beide Parteien diese Anlage rechtsverbindlich an; eine gesonderte Signatur auf der Anlage ist nicht erforderlich.