Anlage 4: LIA (Legitimate Interest Assessment)

(Anlage 4 zum deichbot Vertrag)

Dieses Dokument betrifft die Rechtsgrundlage „berechtigtes Interesse" (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Direktwerbe-E-Mails an Geschäftskontakte.

1 – Verarbeitungstätigkeit

FORMAT Promotion GmbH verarbeitet personenbezogene Daten, um im Rahmen von B2B-Direktwerbekampagnen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) hyperpersonalisiert Erstkontakte zu akquirieren.

2 – Zweck

Qualifizierte Geschäftsanbahnungen durch individuelle, lösungsorientierte Ansprache von Entscheidern. Ausschließlich Unternehmen, deren öffentlich verfügbare Informationen auf konkrete Herausforderungen hinweisen.

Jede Mail:
- hat deutlichen Bezug zum Unternehmen und zur Situation des Empfängers
- ist individuell formuliert und begründet
- erläutert transparent den Anlass der Kontaktaufnahme
- bietet jederzeit eine Opt-out-Möglichkeit

3 – Rechtsgrundlage

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit Erwägungsgrund 47
• § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG (B2B-Kontext: Interessenabwägung zulässig)

4 – Notwendigkeits- & Verhältnismäßigkeitsprüfung

E-Mail-Direktansprache ist das mildeste und effektivste Mittel:
- Telefon-Kaltakquise: höhere Eingriffsintensität
- Postalische Mailings: mehr Daten, unverhältnismäßige Kosten
- Social-Media-Ads: keine präzise Zielgruppen-Selektion

Minimaldatenspeicherung, max. drei Kontaktversuche innerhalb des Kampagnenzeitraums, klare Opt-out-Option.

5 – SOP (Standard Operating Procedure)

1. KI generiert Mail auf Basis strukturiertem Prompt
2. Admin prüft Inhalt & Opt-out-Block
3. Versand via dedizierter Domain
4. Eingehende Replies binnen 24 h bearbeitet
5. „unsubscribe" löst Blacklist-Eintrag der gesamten Empfänger-Domain + Log-Eintrag aus

6 – Schutz- & Ergänzungsmaßnahmen

a) Transparenz-Block (Art. 14 DSGVO) in jeder Mail:
Name/Kontakt des Versenders, Zweck, Rechtsgrundlage, Widerspruchsrecht.

b) Opt-out-Workflow (max. 24 Stunden):
Per Antwort („unsubscribe") oder Abmeldelink.

c) Quellnachweis:
Ausschließlich öffentlich zugängliche Quellen (Website, Impressum, LinkedIn).

d) Strenger Auswahlfilter:
Nur Unternehmen mit nachweisbarem Nutzenpotenzial. Keine Privatpersonen.

e) Versandregeln:
Max. 100 individuell personalisierte E-Mails pro Tag pro Kampagne. Max. 1 Reminder nach 7 Tagen, optional 2. Reminder nach 30 Tagen.

f) Technische Schutzmaßnahmen:
SPF, DKIM, DMARC. Verschlüsselung (TLS). Art. 32 DSGVO konform.

g) Hard-Bounce-Handling:
Löschung der E-Mail-Adresse aus dem Verteiler innerhalb von 24 Stunden.

h) Datenaufbewahrung und Löschkonzept:
Löschung/Anonymisierung spätestens 90 Tage nach Kampagnenabschluss. Blacklist mit gesperrten Domains bleibt dauerhaft gespeichert.

7 – Interessenabwägung

Vorteile Versender: Effiziente Leadgenerierung mit hoher Zielgruppengenauigkeit.

Vorteile Empfänger: Relevante Lösungsvorschläge; Zeitersparnis bei Lösungssuche.

Risiken (mitigiert): Ungewünschte Kontaktaufnahme → sofortiges Opt-out. Fehlzuordnung → SMTP-Validierung + Endkontrolle. Profilbildung → findet nicht statt.

Ergebnis: Dank Datenminimierung, geringer Eingriffsintensität, Transparenz und Widerspruchsmöglichkeit sind die Rechte der Empfänger ausreichend geschützt. Die Interessenabwägung fällt zugunsten einer verhältnismäßigen Verarbeitung aus.

8 – Review-Intervall

Diese LIA wird mindestens einmal jährlich auf Aktualität überprüft sowie anlassbezogen bei wesentlichen Änderungen (z. B. Anpassung der Verarbeitungszwecke, Änderung der Subprozessor-Struktur, neue aufsichtsrechtliche Vorgaben).

Letzte Überprüfung: Mai 2026
Nächste Neubewertung spätestens: Mai 2027

Hinweis: Kalender-Erinnerung für April 2027 setzen, damit das Review rechtzeitig vor Ablauf der 12-Monats-Frist erfolgt.

Diese Anlage ist Bestandteil des zwischen den Parteien geschlossenen Dienstleistungsvertrages.